MAKALAH MANAJEMEN OPERASI MANAJEMEN RANTAI PASOKAN

MAKALAH MANAJEMEN OPERASI

MANAJEMEN RANTAI PASOKAN

Disusun Oleh :

1.     Akbar Kurnianto (833515 1596)

2.     Muhammad Badrus Sholah (833515 5096)

3.     Rizkiana Intannia ( 833515 1539

4.     Tiofanny ( 8335153768)

S1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA

2017

MANAJEMEN RANTAI PASOKAN

A.    PENTINGNYA MANAJEMEN RANTAI PASOKAN

Manajemen rantai pasokan (Supply chain management) adalah menggambarkan koordinasi dari keseluruhan kegiatan rantai pasokan, dimulai dari bahan baku dan diakhiri degan pelanggan yang puas. Denga demikian, sebauh rantai pasokan mencakup pemasok, perusahaan manufaktur dan/atau penyedia jasa dan perusahaan distributor, grosir, dan/ atau pengeacer yang mengantarkan produk dan/atau jasa ke konsumen akhir.

Tujuan dari manajemen rantai pasokan adalah untuk mengoordinasi kegiatan dalam rantai pasokan untuk memaksimalkan keunggulan kompetitif dan manfaat dari rantai pasokan bagi konsumen akhir. Seperti tim kejuaraan, fitur utama dari rantai pasokan yang suskses adalah anggota-anggotanya yang berperan demi kepentingan timnya (rantai pasokan).

Pengurangan biaya yang efektif dapat membantu sebuah perusahaan untuk mencapai tujuan labanya lebih mudah dibandingkan dengan peningkatan di upaya penjualan. Ketika perusahaan berjuang meningkatkan daya saingnya melalui kustomisasi produk, kualitas yang tinggi, pengurangan biaya, dan kecepatan pemasaran, penekanan yang lebih diberikan pada rantia pasokan.

Melalui hubungan strategis yang berkelanjutan, pemasok menajdi partner ketika mereka berkontribusi bagi keunggulan kompetitif. Strategi biaya rendah atau respons cepat membutuhkan hal-hal yang berbeda dari rantai pasokan dibandingkan waktu menunggu. Perusahaan harus mencapai integrasi strategi rantai pasokan, dan harus berharap strategi tersebut berbeda untuk produk yang berbeda dan berubah ketika produk bergerak di siklus hidupnya.

B. SUMBER : BUAT ATAU BELI VERSUS PENGALIHDAYAAN

1.      Keputusan buat atau beli

Pilihan antara memproduksi sebuah komponen atau jasa secara internal atau membelinya dari sumber lain.

2. Pengalihdayaan

Mengalihkan beberapa kegiatan dan sumber daya internal tradisional dari sebuah perusahaan ke vendor di luar perusahaan, membuatnya sedikit berbeda dari keputusan buat atau beli tradisional.

C. STRATEGI ENAM SUMBER

1.  Banyak pemasok

Strategi ini adalah satu pemasok melawan lainnya dan menempatkan penekanan pada pencapain permintaan pembeli atau pemasok. Pemasok secara agaresif bersaing satu sama lain. Pendekata ini menyebabkan pemasok bertanggung jawab untuk mempertahankan teknologi yang dibutuhkan, keahlian, dan kemampuan, proyeksi serta biaya, kualitas, dan kompetensi yang berikan. Hubungan “partner” jangka panjang bukanlah tujuannya.

2.      Sedikit pemasok

Strategi sedikit pemasok berarti bahwa dari pada mencari atribut jangka pendek, seperti biaya randah, seorang pemebeli lebih baik membentuk hubungan jangka panjang dengn sedikit pemasok yang berdedikasi. Pemasok jangka panjang biasanya lebih mengerti tujuan umum dari perusahaan dan palanggan akhir. Menggunakan sedikit pelanggan dapat menciptakan nilai dengan memungkinkan pelanggan mendapatkan skala ekonomi dan kurva pembelajaran yang menghasilkan baik biaya transaksi yang lebih serta biaya produksi yang lebih rendah. Strategi ini juga mendorong pemasok-pemasok tersebut untuk memberikan inovasi dsain dan kehalian teknologi.

3.      Integrasi vertical

Integrasi vertical dapat menawarkan ksemepatan strategis untuk manajer operasi. Untuk perusahaan dengn modal, keahlian manajerial, dan permintaan yang disyaratkan, integrasi vertical dapat memberikan kesempatan yang substansial untuk pengurangan biaya, kualitas yang lebih tinggi, pengantaran tepat waktu, dan pengurangan psesediaa. Integrasi vertical terlihat sangat tepat ketika suatu organisasi memiliki pangsa pasar yang besar dan keahlian manajemen untuk mengoperasikan vendor yang diakuisisi dengan sukses.

4.      Ventura bersama

Salah satu versi dari ventura bersama adalah upaya Daimler-BMW saat ini untuk mengembangkan dan memproduksi kompenen mobil standar. Mengingat konsolidasi industry otomotif global, dua rival dalam segmen pasar mobil ini berada pada kerugian dalam hal volume. Oleh karena itu tertarik pada konsolidasi untuk mengurangi biaya pengembangan dan produksi. Seperti di kolaborasi laiinya, triknya adalah bekerjasama tanpa membaurkan merek atau mengakui keunggulan kompetitif.

5.       Jaringan keiretsu

Pemasok menjadi bagian dari koalisi perusahaan yang dikenal sebagai sebuah keiretsu. Anggota dari keiretsu dijamin hubungan jangak panjangnya dan dengan demikian diharapkan untuk berkolaborasi sebagai partner, menyediakan teknisi ahli dan kualitas produksi yang stabil kepada perusahaan manufaktur. Anggota keiretsu juga dapat memiliki pemasok tingkat dua dan bahkan tingkat tiga sebagai bagian dari koalisi.

6.      Perusahaan virtual

Perusahaan virtual bergantung pada hubungan pemasok yang stabil dan baik untuk menyediakan jasa yang diminta. Pemasok dapat menyediakan beragam jasa yang termasuk membiat daftar gaji, merekrut karyawan, mendesian produk, menyediakan jasa kounsultasi, memproduksi komponen, melakukan pngujian, atau mendistribusikan produk. Hubungan yang ada bisa jadi berjangka waktu pendek atau panjang dan dapat menacakup partner utama, kolaborator, atau hanya pemasok dan subkontraktor yang cakap.

D. RISIKO RANTAI PASOKAN

Mengelola rantai pasokan terintegrasi adalah sebuah tantangan strategis. Memiliki pemasok yang lebih sedikit membuat pemasok dan pelanggan lebih bergantung pada suatu sama lain, yang mna meningkatkan risiko bagi keduanya. Risiko ini diperparah oleh globalisasi dan kerumitan logistic.

E. RISIKO DAN TAKTIK MITIGASI

Perusahaan perlu memfokuskan tidak anya pada pengurangan potensi gangguan, tetapi juga pada bagaiman mempersiapkan tanggapan atas kejadian negative yang takterelakan. Fleksibel, rantai pasokan yang aman, dan asuransi yang cukup atas berbagai gangguan adalah langkah awalnya. Silang sumber adalah suatu teknik gabungan di mana dua pemasok msing-masing menyediakan suatu komponen yang berbeda namun mereka mampu untuk memproduksi kedua komponen tersebut sehingga dapat berperan sebagai sumber backup. Opsi lain adalah menyedikan kapasitas berblehih yang diperagunakan untuk merespons masalah dalam rantai pasokan.

F. KEAMANAN DAN TEPAT WAKTU

Inovasi teknolgi dalam rantai pasokan dapt meningaktkan kemanan serta manajmen persediaan, membuat logsitik dapt semakin diandalkan. Teknolgi kini meampu mengetahui lokasi, isi, dan kondisi truk dan container. Peralatan baru bahkan dapat medeteksi kunci container yang rusak. Ala pendetksi gerak juga dapat di pasang di dalam container. Melacak container yang hilang, mengidentifikasi penundaan, atau hanya mengingatkan individu di dalam rantai pasokan bahwa pengiriman sedang dalam perjalanan akan membantu mempercepat pengiriman.

G. PENGOLAHAN RANTAI PASOKAN TERINTEGRASI

     ISU – ISU DALAM MENGELOLA RANTAI PASOKAN TERINTEGRASI

Optimalisasi local anggota rantai cenderung focus pada maksimalisasi laba local atau minimalisasi biaya langsung berdasarkan pada pengetahuan mereka yang terbatas. Sedikit peningkatan permintaan ditanggapi berlebihan karean tidak ada yang ingin mengalami kekurangan kapasitas. Insentif mendorong barang ke dalam rantai untuk penjualan yang belum terjadi.  Hal ini membuat fluktuasi yang akhgirnya mahal bagi  semua anggota rantai.

Lot yang beasar serting erjadi bias terhadap lot yang besar karang lot yang besar cenderung akan mengurangi biaya per unit. Manajer logistic ingin mengirimkan lot yang besar, lebih diutamakan dalam truk yang penuh, dan manajer produksi ingin produksi yang lebih panjang berjalan.

Efek cambuk merupakan peningkatan fluktuasi pesanan yang sering terjadi ketika pesanan bergerak dalam rantasi pasokan. Efek cambuk terjadi ketika pesanan disampaikan dari pedagang ritel, kedistributor, ke pedangan grosir, ke perusahaan manufaktur, dengan fluktuasi yang meningkat di setia tingkatan.

H. KESEMPATAN DALAM MENGELOLA RANTAI PASOKAN TERINTEGRASI

a. Penarikan data

Data penjualan yang akurat yang memulai transaksi untuk menarik produk melalui rantai pasokan.

b. Control penambahan satu tahap

Menetapkan tanggung jawab penawasan dan penglolaan persediaan untuk perusahaan ritel.

c. Persediaan yang dikelola vendor

Sebuah system di mana pemasok menjaga bahan baku untuk pembeli, sering kali mengantarkan langsung ke departemen yang membeli

d. Perencanaan, peramalan, dan penambhan kolaoratif

Sebuah system di mana anggota rantai pasokan berbagi finformasi dalam upaya bersama untuk mengurangi biaya rantai pasokan.

e. Pesanan kosong

Komitmen pembelian jangka panjang bagi pemasok untuk item yang kan dikirimkan terhdap pelepasan pengiriman jangka pendek.

f. Penundaan

Penundaan modifikasi atau kustomisasi produk selama mungkin dalam proses produksi.

g. Drop shopping

Pengiriman langsung dari pemasok ke konsumen akhir alih-alih ke penjual, menghemat waktu dan biaya pengiriman ulang.

I.  Membangun baris persediaan

Ø  Evaluasi pemasok

Evaluasi pemasok mencakup pencarian pemasok potensial dan menentukan kecenderungan meraka untuk menjadi pemasok yang baik. Jika pe,asok yang baik tidak di pilih, semua upaya rantai pasokan lainnya akan gagal. Sertifikasi pemasok Proses sertifikasi sering kali melibatkan tiga tahap kualifikasi, eduksi dan proses sertifikasi kinerja. Sertelah tersertifkasi, pemasok dapat diberikan perlakuan dan prioritas khusus, memungkinkan perusahaan pembeli untuk mengurangi atau mengeliminasi inspeksi bahan baku yang dikirimkan.

Ø  Pengembangan pemasok

Dengan mengasumsikan bahwa perusahaan ingin bekerja sam denga pemasok tertentu, pembei memastikan bahwa pemsok memiliki apresiasi persyaratan kualitas, spesifikasi produk, jadwal dan pengiriman serta kebijakan pembelian.

Ø  Negosiasi

Berikut ini adalah strategi tipe negosiasi klasik :

·         Model harga berbasis biaya

Model harga berbasis biaya menuntut pemasok untuk memberi tahu pencatatannya kepada pembeli. Harga kontrak kemudain didasarkan pada waktu dan bahan baku atau pada biaya tetap dengan klausul eskalasi untuk mengakomodasi perubahan dalam tenga kerja dan biaya bahan baku vendor

·         Model harga berbasi pasar

Dalam model harga berbasi pasar , harga didasarkan pada harga yang dipublikasikan, harga lelang, atau harga indeks.

·         Penawaran komopetitif

Ketika pemasok tidak ingin mendiskusikan biaya atau ketika pasar yang hampir sempurna tidak ada, penawaran kometitif sering kali menjadi piihan yang tepat. Penawaran kompetitif adalah kebijakan umum dalam banyak perusahaan untuk sebagian besar pembeliannya.

·         Membuat kontrak

Partner rantai pasokan sering kali membangun kontak untuk menjabarkan persyaratan kerja sama. Kontrak didesain untuk berbagi risiko barbagi manfaat, dan menciptakan srtuktur insentif untuk mendorong anggota rantai pasokan uintuk menggunakan kebijakan yang optimal bagi keseluruhan rantai.

J. PEMUSATAN PEMBELIAN

Perusahan-perusahaan dengan beberapa fasilitas harus menentukan item apa yang akan dibeli secara terpusat dan apa yang boleh dibeli pabrik lokal untuk mereka sendiri, manfaat yang biasa diperoleh termasuk:

1)      Meningkatkan volume pembelian untuk harga yang lebih baik

2)      Membangun staf ahli yang terspeliasasi

3)      Membangun kerja sam pemasok yang lebih kuat

4)      Menjaga kendali professional terhadap prose pembelian

5)      Menyediakan sumber daya yang lebih bagi pemilihan pemasok dan proses negosiasi

6)      Mengurangi duplikasi tugas

7)      Meningkatkan standardisasi

PEMBELIAN VIA ELEKTRONIK

Pembelian via elektronik mempercepat pembelian, mengurangi biaya dan mengintegrasikan rantai pasokan.

KATALOG DAN PERTUKARAN ONLINE

Katalog ini memberikan perbandingan biaya dan komentar gabungan serta video klip, membuat proses menjadi efisien, baik bagi pembeli maupun penjual. Pertukaran online adalah sejenis itus internet bagi industry tertentu yang mempertemukan pembeli dan penjual.

LELANG ONLINE

Merupakan area subur untuk menjual bahan baku berlebih dan persediaan yang tidak terpakai atau berlebih.

K. MANAJEMEN LOGISTIC

Manajemen logistic adalah untuk memperoleh efisiensi operasi melalui integrasi dari seluruh kegiatan akuisisi bahan baku, pemindahan, dan penyimpangannya.

1.      System pengiriman

Jalur truk, jalur kereta api, jalur udara, jalur air, pipa saluran, multimodal.

2.      Pergudangan

Sebuah gudang dapat berfungsi sebagai titik konsolidasi, mengumpulkan pengiriman dari berbagai sumber untuk mengirim ke luar dalam satu truk bermuatan penuh yang lebih murah. Saluran perakitan mengirim komponen dan modul untuk secar individu, alih-alih produk jadi ke distributor.

3.      Logistic pihak ketiga

Manajer rantai pasokan melakukan pengalihdayaan ligsitik untuk mencapai tiga tujuan: mengurangi investasi persediaan, mengurangi biaya pengiriman, dan meningkatkan keandalan dan kecepatan pengiriman.

L. MANAJEMEN DISTRIBUSI

Manajemen distribusi mendesain jaringa distribusi untuk memenuhi harapan pelanggan menawarkan tiga kriteria: respons cepat, pilihan produk dan layanan. Perusahaan yang membutuhkan program manajemen pemasok yang efektif, program manajemen distribusi yan efektif akan membuat perbedaan antara rantai pasokan yang sukses dan yang gagal.

M. MANAJEMEN ETIKA DAN RANTAI PASOKAN YANG
           BERKELANJUTAN

ETIKA MANAJEMEN RANTAI PASOKAN

Ø  Etika personal

Meningkatkan dan memperkuat tanggung jawab bagi karyawan , hubungan pemasok dan pelanggan yang positif, kesinambungan dan tanggung jawab social, perlindungan atas informasi yang konfiensial dan informasi paten, hokum, regulasi dan kesepatkan perdagangan yang dapat diterapkan dan pengembangan kompetisi professional Menghindari ketidakpantasan yang dirasakan, konflik kepentingan, perilaku yang secara negative memengaruhi keputusan rantai pasokan, dan kesepakatan berulang yang tidak pantas.

Ø  Etika di dalam rantai pasokan

Dalam era spealisasi yang tinggi saat ini, banyak sumber daya perusahaan di beli, menempatkan tekanan yang sangat tinggi atas etika dalam rantai pasokan. Manajer mungkin tegoda untuk mengabaikan penyimpangan etik oleh pemasok atau memindahkan polusi ke pemasok.

Ø  Prilaku etis terhadap lingkungan

Etika yang baik meluas hingga pengoperasian bisnis dengan cara yang mendukung konservasi dan peremajaan sumber daya.hal ini membutuhkan evaluasi keseluruhan dampak lingkungan, dari bahan baku hingga proses manufaktur, melalui penggunaan dan pembuangan akhir.

Ø  Membangun kesinambungan rantai pasokan

Rantai pasokan masuk menarik banyak perhatian, namun ini hanya bagian dari tantangan kesinambungan. Rantai pasokan kembali juga signifkan. Tujuan manajer operasi haru terbatas pada membakar atau mengubur produk dari pada berusaha keras untuk menggunakannya kembali. Logistic terbalik mengawali serangkaian tantangan baru.

M. MENGUKUR KINERJA RANTAI PASOKAN

      1. Aset yang dipercayakan untuk persediaan

Manajer rantai pasokan membuat keputusan penjadwalan dan kuantitas yang menentukan set yang dipeacayakan untuk persediaan. Tiga ukuran spesifik dapat membantu dengan cara jumlah yang diinvestasikan dalam persediaan. Perbandingan spesifik dengan competitor dapat membantu evaluasi. Total asset yang dipercayakan untuk persediaan dalam perusahaan manufaktur mencapai 15% dan perusahaan ritel 27% dengan variasi yang luas bergantung pada model bisnis spesifik.

Harga pokok penjualan adalah biaya untuk memproduksi barang atau jasa yan dijual selam periode tertentu. Investasi persediaan adalah rata-rata nilai persediaan untuk periode yang sama. Sering kali, rata-rata investaqsi persediaan tidak didasarkan pada apa pun selain investasi persediaan pada akhir periode biasanya akhir tahun. Manajemen rantai pasokan sangat penting untuk mengurangi investasi persediaan. Perpindahan barang yang cepat adalah kuncinya.

2. Tolak ukur rantai pasokan

Ketika nilai metric menyampaikan artinya dan bermanfaat ketika membandingkan dengan data yang lampau, penggunaan penting lainnya membandingkan nilai ini dengan perusahaan pembanding. Tolak ukur berkelas dunia adalah hasil dari rantai pasokan yang dikelola dengan baik yang memperkecil biaya, waktu tunggu, pengiriman terlambat, dan kekurangan persediaan serta meningkatkan tingkat layanan.

3.Model SCOR (supply chain operations Reference-SCOR model)

Perusahaan menggunakan SCOR untuk mengidentifikasi, mengukur, mengorganisasi ulang, dan meningkatkan proses rantai pasokan. Model scor mendifinisikan lebih dari 200% elemen proses, 550 metrik yang dapat diukur, dan 500 praktik terbaik. Praktik terbaik mengambarkan teknik yang digunakan oleh perusahaan pembanding yang memiliki nilai yang sangat baik di metric. Tolak ukur sangat berguna, namun tidak selalu memadai untuk keunggulan rantai pasokan. Audit berdasarkan pada komunikasi yang terus menerus, pemahaman, kepercayaan, kinerja, dan strategi perusahaan adalah hal yang penting. Hubungan harus mewujudkan diri dalam kepercayaan bahwa kita bersama dan berjalan seiring denga kesepakatan tertulis.

PERENCANAAN PESAN – PESAN BISNIS DAN PENGORGANISASIAN PESAN – PESAN BISNIS

Makalah ini ditulis untuk memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis

PERENCANAAN PESAN – PESAN BISNIS DAN PENGORGANISASIAN PESAN – PESAN BISNIS

 

1.  Akbar Kurnianto                 -      8335155096 2.  Anisa Nurochmah                -      8335150440 3.  M. Badrus Sholah                -      8335151596 4.  Yudhia Nur Fitriana            -      8335150572

Disusun Oleh :

S1 AKUNTANSI A 2015

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA

2015

Kata Pengantar

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Puji syukur Kehadirat Allah SWT, sehingga dengan rahmat-Nya dan izinnya  kami dapat menyelesaikan tugas yang telah diberikan kepada kami. Makalah Perencanaan Pesan – Pesan Bisnis Dan Pengorganisasian Pesan – Pesan Bisnis kami susun untuk melengkapi dan menyelesaikan tugas dari Bu Susan Febriantina selaku dosen pengampu Mata Kuliah Komunikasi Bisnis.

Semoga apa yang kami tulis ini dapat bermanfaat dan menjadi referensi materi dari matakuliah Komunikasi Bisnis yang telah diajarkan kepada kami. Terima kasih.

Wasalamualaikum Wr.Wb.

Jakarta, 11 Oktober 2017

Penulis

BAB I

PENDAHULUAN

a.     Latar belakang

Dalam komunikasi bisnis ada beberapa langkah termasuk perencanaan pesan-pesan bisnis. Perencanaan pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan yang di smpaikan secara tertulis dan pesan-pesan yang di sampaikan secara lisan. Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh dan salah satu faktor prnrntu keberhasilan komunikasi, pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini perencanaan pesan-pesan bisnis lebih di fokuskan pada perencanaan secara tertulis.

b.    Perumusan masalah

1.        Apa tujuan penulisan pesan-pesan bisnis?

2.        Bagaimana memenuhi kebutuhaan informasi audiens?

3.        Apa tahapan dalam proses komposisi?

4.        Bagaimana cara menganalisis audiens?

c.    Tujuan pembahasan

1.        Mengetahui tujuan penulisan pesan-pesan bisnis.

2.        Mengetahui bagaimana memenuhi kebutuhan informasi audiens.

3.        Memahami tahapan dalam proses komposisi.

4.        Mengetahui cara menganalisis audiens.

BAB II

PEMBAHASAN

A.  PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

Proses komposisi (komposition process) penyusunan prinsip-prinsip bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer. Dia harus merencanakan lagu apa yang akan dibuat, menentukan bentuk aransemen dan personal group yang mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar, dan mudah dicerna para penggemarnya. Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyususunan pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu[1] :

1.     Perencanaan

Daftar fase perencanaan (planning phase) dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan di sampaikan dan seluruh atau media yang akan digunakan menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu di atur, apakah menlemah, mendatar, atau meninggi.yang terpenting adalah menyiasati situasi yang ada, sehingga tujuan yang di kehendaki dapat tercapai.

2.    Organisasi dan komposisi

Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah bagaimana mengorganisasikan ide-ide dan selanjutnya di tuangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitmen pemikiran anda yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf dan memiliki ilustrasi yang di perlukan untuk mendukung ide pokok bahasan.

Organisasi dan kompsisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan pargraf. Oleh karena itu diperlukan perhatikan bagaimana mengunakan kata-kata, kalimat dan paragraf yang sederhana.

3.    Revisi

Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari sisi subtitusi pesan yang ingin di smpaikan, tetapi juga bagaimana gaya penulisannya, stuktur kalimat yang digunakan dan bangaimana tingkat pemahamannya.

Kalau belum sesuai, perlu di lakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya. Oleh karena perkembangan dunia bisnis saat ini begitu cepatnya, maka penyampaian pesan-pesan bisnis perlu tetap memperhatikan bagaimana merencanakan, mengorganisasi dan mengkomposisi, serta merevisi pesan-pesan bisnis secara jelas dan seefektif mungkin.

B.  PENENTUAN TUJUAN

Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin nama baik di hadapan audiens, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasi.[2]

Sebelum nenutuskan untuk menympaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, ada perlu menjawab 3 pertanyaan, apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah tepat, dan apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.

Mengapa tujuan harus jelas

Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan yang dikehendaki, sebagaimana diketahui, setiap organisai tentunya memiliki tujuan yang bermacam-macam.di samping itu, dapat mengambil keputusan yang mencakup antara lain:

1.    Keputusan untuk meneruskan pesan

Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyaka pada diri anda sendiri apakah pesan yang akan di sampaikan benar-benar perlu atu tidak. Jika pesan-pesan yang akan di sampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada audiens, sebaiknya penyampaiannya ditunda dulu. Sebalinya bila sangat penting dan akan membawa pengaruh yang besar, pesan seharusnya segera di sampaikan atau di teruskan.

2.    Keputusan untuk menanggapi audiens

Untuk memutuskan cara terbaik mennggapi audiens, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan isi pesan yang di sampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan?  Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan menggapai mereka dengan baik. Kpmunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka ingkan bila harapan mereka tidak sesuai/sejalan.

3.    Keputusan untuk memusatkan isi pesan

Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memutuskan isi pesan.komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah di tetapkan. Informasi yang rrlrvan harus di singkirkan atau di buang jauh-jauh. Bila informasi yang tidak penting dimasukan dalam pesan pesan yang akan di sampaikan, inti pesan akan kabur, dan waktupun akan terbuang percuma.

4.    Keputusan yang akan menetapkan media yang akan digunakan

Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi dapat di gunakan yang dapat berupa lisan maupun tulisan.

Tujuan komunikasi bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:

1.    Memberi informasi

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditetapkan sebagai staf administrasi di kantor-kantor cabang yang ada.

Untuk memperoleh pegawai yang di harapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja melalui media surat kabar, majalah, radio, dan internet. Media komunikasi yang mana yang akan dipilih sangant bergantung kebijakan perusahan mempertimbulkan kemampuan internal perusahaan tersebut.

2.    Melakukan persuasi

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakuan persuasi kepada pihak lain agar apapun yang di sampaikan dapat di pahami dengan baik dan benar. Dilakukan, terutama berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

3.    Melakukan kolaborasi

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

Dalam dunia bisnis, persentasi yang baik harus mampu mampu menjelaskan tujuan yang diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu, untuk merumuskan tujuan tersebut, sesorang perlu menanyakan kepada dirinya sendiri, apakah audiens mampu melakukan penelaahan terhadap suatu pesan atau tidak.

Cara menguji tujuan

Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudah di aplikasikan pada dunia nyata. Oleh karena itu, untuk menguji apakah tujuan yang telah di tetapkan sudah baik apa belum, perlu dilakukan pengujian denagn empat pertanyaan.

TUJUAN UMUM	TUJUAN KHUSUS
Memberi informasi	Menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer perusahaan.
Membujuk	Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa karyawan baru bagian penjualan.
Kolaborasi	Membantu pendapatan personal mengembangkan program pelatihan bangi beberapa nggota baru.

a.    Apakah tujuan tersebut realistis?

Tujuan yang akan di sampaikan hendaknya harus realistis, dalam arti bahwa ide-ide atau gagasan yang hendak di sampaikan dapat di sesuaikan dengan kemampuan yang ada.

b.   Apakah waktu yang tepat?

Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya di pertimbangkan masalah ketepatan waktu. Sebagai contoh, dalam situaisi krisis moneter, ide untuk melakukan ekspansi pabrik kemungkinan besar tidak akan di terima. Penyampain ide ini tidak tepat waktunya karena pada saat itu penjualan sedang menurun sampai 50 persen dibanding dengan tahun sebelumnya.

c.   Apakah orang yang mengirim pesan sudah tepat?

Pesan atau ide yang di sampaikan oleh seseorang yang memiliki kedudukan atau jabatan tinggi cenderung lebih dapat di terima daripada bila di smpaikan oleh orang yang kedudukannya rendah.

d.   Apakah tujuan selera dengan tujuan organisasiperusahaan?

Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, apabila ingin menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, usahakan agar pesan tersebut sesuai dengan kebijakan organisasi.

C.  ANALISA AUDIENS

Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan di pahami. Siapa mereka, bagaimana pemahaman/pengetahuan mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka, bagaimana minat mereka dan apa yang mereka ketahui.

Cara mengembangkan profil audiens

Mengembangkan suatu profil audiens boleh di katakan gampang-gampang susah. Akan menjadi mudah apabila lawan komunikasi dikenal baik. Akan tetapi, semua akan menjadi sulit jika yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sama sekali belum di kenal. Dan komunikator perlu melakukan invetigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

a.   Melakukan ukuran dan komposisi audiens

Audiens dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan perilaku yang berbeda denag audiens yang berjumlah sedikit, sehingga untuk menghadapinya diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula.

Bentuk dan format penulisan materi yang akan di smpaikan juga di tentukan oleh jumlah audiens. Untuk audiens yang jumlah kecil, materi dapat di kemas dalam susunan laporan sederhana kemudian di persentasikan atau di bangikan kepada mereka. Untuk audiens yang jumlahnya besar, materi sebaiknya di kemas dalamsuatu makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal.

b.   Siapa audiensnya

Bila audiens yang di tuju lebih dari satu orang, komunikaor perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.

c.   Reaksi audiens

Perlu diketahui (diantisipai) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audiens tersebu. Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis, presentasi sebauknya di sajikan langsung pada bangian kesimpulandan saran-saran.

d.   Tingkat pemahaman audiens

Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audienssperti tingkat pendidikan, usia dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tersebut harus dididik. Secara umum, usahakan agar anda tidak terlalubmenggurui, kalau terkesan menggurui, audiens cenderung merasa jenuh, bosan dan kurang tertarik pada kesan yang di sampaikan.

e.   Hubungan komunikator dengan audiens

Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan yang dilakuan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan, akan membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraan sehimgga pesan dapat di tampilkan denga baik.

Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu :

a.   Temukan/cara apa yang diinginkan oleh audiens

Komuikator harus dapat menemukan apa yang ingin mereka ketahui dan segera memberikan informasi yang diminta,

b.   Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

Berikan tambahan informasi yang mungkin sangat membantu meskipun informasi tersebut secara khusus tidak diminta oleh audiens.

c.   Berikan semua informasi yang diperlukan

Usahakan agar semua informasi yang penting diminta oleh sudiens tidak ada yang terlewatkan. Lakukan pengecekan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan oleh audiens.  Hal ini untuk menjaga agar apa yang diminta audiens bener-bener telah sesuai dengan apa yang di kirim.

d.   Pastikan bahwa informasi akurat

Informasi yang di smpaikan kepada audiens hendaknya informasi yang benar-benar akurat dan dapat di pertanggungjawabkan kebenarannya.

e.   Tekan ide-ide yang paling menarik kepada audiens

Cobalah untuk menemukan hal penting yang sngat menarik bangi para audiens. Selanjutnya, berikan perhatian khusus atau perhatian yang lebih kepada hal tersebut.

Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku mereka. Akan tetapi, pemberian motifasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Salah satu cara untuk mengatasi kendala adalah dengan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang di sampaikan dapat diterima audiens dengan mudah.

Pendekatan yang dapat di lakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan dengan mengunakan argumentasi merupakan cara yang baik untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.

D.  PENENTU IDE POKOK

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal yang lain dianggap sebagai ide-ide pendukung. (supporting idea).

Topik dan ide pokok adalah dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut. Ide pokok dapat memotivasi orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan pengirim dengan tujuan mereka. Sebelum dapat menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus diidentifikasi terlebih dahulu.

Teknik curah pendapat (brainstroming)

Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan pengalaman. Pendekatan yang paling baik adalah curah pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada. Beberapa teknik curah pendapat yang dapat di gunakan antara lain.

a.   Storyteller’s tour

Hidupkan tape recorder, dan telaahpesan-pesan yang di sampaikan. Dengarkan dengan teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat di temukan dengan mudah.

b.   Random list

Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda di atas kertas kosong. Hubungkan antara ide satu dengan ide yang lain. Bagi kedalam kelompok-kelompok, dan temukan butir yang penting dan tidak penting.

c.   CFR (conclusions, findings, recommendations) worksheet

Jika sunjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembar kerja (workssheet) yang akan membatu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang akan di berikan.

d.   Journalistic approach

Pendekatan ini memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa(what) kapan(when), dimana(where) dan bagaimana(how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.

e.   Question and answer chain

Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Apa pertanyaan pokok audiens, apa yang di ingnkan audiens, periksa jawaban atas pertanyaan tersebut. Apa pertanyaan tambahan yang mungkin muncul. Ikuti arus pertanyaan dan jawab pertanyaan tersebut sehingga ide pokok dapat di temukan.

Pembatasan Cakupan

Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Ini dapat membangkitkan rasa hormat (respect) audiens kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan waktu lebih lama. Yang lebih penting adalah ide-ide pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.

E.  SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat di sampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tulisan (wrutten). Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis bergantung pada tujua atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

Komunikasi lisan

            Salah satu kelebihan dari komunikasi lisan (oral communicantons) adalah kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) dengan segera.  Komunikasi lisan ini lebih ekonomis, pendekatan lisan juga bermanfaat bila yang di sajikan adalah informasi kontoversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga komunikator dapat menyesuaikan pesan-pesan yang di sampaikan.

            Kominikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih, pembicara lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil (diskusi kelompok) seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan persentasi penting lainnya.

            Pada umumnya semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik interaksi di antara mereka, jika informasi bertujuan untuk mencapai suatu keputusan atau pemecahan suatu masalah. Program yang relatif informasi dan tidak terstuktur memungkinkan ide-ide akan mengalir dengan bebas.

            Persentasi formal, dengan jumlah audiens yang lebih besar, seperti konversi penjualan, rapat para pemegang saham,  persentasi untuk pengenalan produk baru, dan fungsi-fungsi seremonial ungul.

Komunikasi tertulis

            Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo, proposal dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis (writter communications) adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.

            Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu di pertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkar kerahasiaan, emosional, dan biaya pengirim serta harapan audiens.

F.   HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN TAK TERORGANISASI DENGAN BAIK

1.    Bertele - tele

Dalam sebuah surat, isi dari surat terdapat pada tengah surat itu sendiri. Ketika bagian awal surat terlalu panjang, dan cenderung bertele-tele, maka pembaca akan membutuhkan waktu lebih untuk mencapai isi dari surat tersebut.

2.    Memasukkan Bahan - bahan yang Tidak Relevan

Informasi yang tidak relevan, dapat menyebabkan pesan yang akan disampaikan menjadi tidak jelas. Selain itu memasukkan unsur yang tidak relevan dalam informasi juga hanya membuang-buang waktu dan justru dapat membuyarkan inti dari informasi yang disampaikan.

3.    Menyajikan Ide - ide Secara Tidak Logis

Adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan informasi dapat menyebabkan terganggunnya komunikasi dengan audiens. Ide-ide yang tidak logis ini dapat memengaruhi komunikasi sehingga menyebabkan ketidaklancaran dalam penyampaian pesan.

4.    Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup dalam Pembahasan

Adanya pesan-pesan yang tidak relevan, ide yang tidak logis, serta adanya informasi lain dapat membuat informasi penting yang diisyaratkan justru tidak tersampaikan. Hal ini dapat terjadi karena terlalu asik membahas hal-hal diluar pesan yang penting tersebut.

G. PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian yang baik :

1.    Subjek dan tujuan harus jelas.

2.    Semua informasi berhubungan dengan subjek dan tujuan.

3.    Ide-ide ahrus dikelomppokkan dan disajikan dengan cara logis.

4.    Semua informasi penting harus tercakup didalamnya.

Manfaat Pengorganisasian Pesan yang Baik

1.    Membantu audiens memahami suatu pesan

Penyampaian yang berfokus pada isi, ide yang logis, serta runtut akan memudahkan audiens dalam memahami isi dari pesan yang disampaikan. Hal ini akan terlihat dari respon yang diberikan dari audiens itu sendiri.

2.    Membantu audiens menerima suatu pesan

Setelah audiens memahami pesan yang disampaikan, maka akan mudah bagi audiens untuk dapat menerimanya.

3.    Menghemat waktu

Penyemapaian pesan yang terorganisasi dengan baik akan menghema waktu, karena komunikator langsung to the point dalam menyampaikan pesannya, dan audiens dapat dengan mudah memahami dan menerima pesa tersebut.

4.    Memermudah pekerjaan komunikator

Adanya pengorganisasian yang baik akan membuat pesan tersampaikan secara cepat dan tepat, hal ini tentunya akan menghemat waktu dari komunikator serta mempercepat selesainya pekerjaan.

H.  PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE

Ada dua proses tahapan yang diperlukan :

1.    Mendefinisikan dan Mengelompokan Ide

Dalam menyusun pesan yang panjan dan kompleks, outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainya. Outline juga akan menuntun kita agar mengomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan efektif.

Susunan outline secara garis besar digolongkan ke dalam tiga golongan :

a.    Mulailah dengan Ide Pokok

b.    Nyatakan Poin-poin Pendukung yang Penting

c.    Ilustrasi dengan Bukti-bukti

2.    Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Setelah mendefinisikan dan menggolongkanide-ide, kemudian diputuskanlah bagaimana urutanya.

Untuk dapat menentukan urutanya, ada dua pendekatan :

a.    Pendekatan Langsung

Pendekatan Langsung (direct approach) sering juga disebut pendekatan deduktif (deductive approach). Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.

b.    Pendekatan Tidak Langsung

Pendekatan tidak langsung (indirect approach) sering disebut juga dengan istilah pendakatan induktif (inductive approach), dimana bukti-bukti muncul terlebih dahulu kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.

Setelah menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, kita dapat memilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut.

Reaksi Audiens	Rencana Organisasional	Pembuka	Isi	Penutup
Tertarik	Direct Request	Mulai dengan permintaan atau ide pokok	Rinci/detail	Rasa hormat dan adanya tindakan khusus
Senang	Pesan rutin, good news, goodwill	Mulai dengan ide pokok atau good news	Rinci/detail	Rasa hormat, referensi ke good news
Tidak senang	Bad news, pernyataan netral sebagai transisi ke bad news	Mulai dengan pernyataan netral, nyatakan bad news, dan beri saran positif	Beri alasan yang rasional dan logis	Rasa hormat
Tidak tertarik	Pesan persuasif	Mulai dengan pernyataan yang mengundang perhatian	Tumbuhkan hasrat audiens	Perlu tindakan

BAB III

PENUTUP

Demikian yang dapat kami sampaikan mengenai materi yang menjadi bahasan dalam makalah ini, tentunya banyak kekurangan dan kelemahan karena terbatasnya pengetahuan kurangnya rujukan/referensi yang kami peroleh, hubungannya dengan makalah ini  kami banyak berharap kepada pembaca memberikan kritik saran yang membangun kepada kami demi sempurnanya makalah ini. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca.

Kesimpulan :

Berdasarkan pembahasan tersebut kami menyimpulkan bahwa, dalam melakukan komunikasi bisnis kita perlu melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis yang baik dan benar, kami berharap pembaca mampu memahami tentang perencanaan pesan-pesan bisnis dan bagian-bagian penting dalam pembahasan tersebut. Dalam pembahasan tersebut mampu memberikan gambaran tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang akan berguna untuk mencapai tujuan dalam berkomunikasi.

DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko.  2010. Komunikasi Bisnis, Edisi Ketiga. Jakarta : Erlangga

http://inndori.blogspot.co.id/2013/06/kumunikasi-bisnis-proses-penulisan.html?m=1

---

[1] Purwanto, Djoko.  2010. Komunikasi Bisnis. Jakarta : Erlangga

[2] Inndori.blogspot.co.id/2013/06/kumunikasi-bisnis-proses-penulisan.html?m=1