Makalah ini ditulis untuk memenuhi tugas mata kuliah
Komunikasi Bisnis
PERENCANAAN PESAN – PESAN BISNIS DAN PENGORGANISASIAN
PESAN – PESAN BISNIS
 |
|
Disusun
Oleh :
S1
AKUNTANSI A 2015
FAKULTAS
EKONOMI
UNIVERSITAS
NEGERI JAKARTA
2015
Kata
Pengantar
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Puji syukur Kehadirat
Allah SWT, sehingga dengan rahmat-Nya dan izinnya
kami dapat menyelesaikan tugas yang telah diberikan kepada kami. Makalah Perencanaan Pesan – Pesan Bisnis Dan Pengorganisasian
Pesan – Pesan Bisnis kami susun untuk melengkapi dan menyelesaikan tugas
dari Bu Susan Febriantina selaku dosen pengampu Mata Kuliah Komunikasi Bisnis.
Semoga apa yang kami tulis ini dapat bermanfaat dan
menjadi referensi materi dari matakuliah Komunikasi Bisnis yang telah
diajarkan kepada kami. Terima kasih.
Wasalamualaikum Wr.Wb.
Jakarta, 11 Oktober 2017
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
a.
Latar belakang
Dalam komunikasi
bisnis ada beberapa langkah termasuk perencanaan pesan-pesan bisnis.
Perencanaan pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan yang di smpaikan secara
tertulis dan pesan-pesan yang di sampaikan secara lisan. Perencanaan
pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan
organisasi secara menyeluruh dan salah satu faktor prnrntu keberhasilan
komunikasi, pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah
pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini perencanaan pesan-pesan bisnis
lebih di fokuskan pada perencanaan secara tertulis.
b.
Perumusan masalah
1.
Apa tujuan penulisan pesan-pesan
bisnis?
2.
Bagaimana memenuhi kebutuhaan
informasi audiens?
3.
Apa tahapan dalam proses komposisi?
4.
Bagaimana cara menganalisis audiens?
c.
Tujuan pembahasan
1.
Mengetahui tujuan penulisan
pesan-pesan bisnis.
2.
Mengetahui bagaimana memenuhi
kebutuhan informasi audiens.
3.
Memahami tahapan dalam proses
komposisi.
4.
Mengetahui cara menganalisis audiens.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI
Proses komposisi (komposition process) penyusunan prinsip-prinsip bisnis
dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh
seorang komposer. Dia harus merencanakan lagu apa yang akan dibuat, menentukan
bentuk aransemen dan personal group yang mengiringi lagu tersebut. Kemudian
mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang
diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak
didengar, dan mudah dicerna para penggemarnya. Begitu halnya dengan proses
komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyususunan pesan-pesan bisnis meliputi 3
tahap, yaitu[1] :
1.
Perencanaan
Daftar fase perencanaan (planning phase) dipikirkan hal-hal yang cukup
mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan,
ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan di sampaikan dan seluruh atau media
yang akan digunakan menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu di
atur, apakah menlemah, mendatar, atau meninggi.yang terpenting adalah
menyiasati situasi yang ada, sehingga tujuan yang di kehendaki dapat tercapai.
2.
Organisasi dan komposisi
Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah bagaimana
mengorganisasikan ide-ide dan selanjutnya di tuangkan dalam bentuk draft yang
berkaitan dengan komitmen pemikiran anda yang dimulai dengan merangkai kata,
kalimat, paragraf dan memiliki ilustrasi yang di perlukan untuk mendukung ide
pokok bahasan.
Organisasi dan kompsisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan
kata-kata, kalimat dan pargraf. Oleh karena itu diperlukan perhatikan bagaimana
mengunakan kata-kata, kalimat dan paragraf yang sederhana.
3.
Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari sisi
subtitusi pesan yang ingin di smpaikan, tetapi juga bagaimana gaya
penulisannya, stuktur kalimat yang digunakan dan bangaimana tingkat
pemahamannya.
Kalau belum sesuai, perlu di lakukan pengecekan sekaligus
revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya. Oleh karena perkembangan dunia bisnis
saat ini begitu cepatnya, maka penyampaian pesan-pesan bisnis perlu tetap
memperhatikan bagaimana merencanakan, mengorganisasi dan mengkomposisi, serta
merevisi pesan-pesan bisnis secara jelas dan seefektif mungkin.
B.
PENENTUAN TUJUAN
Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis adalah memikirkan
maksud atau tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin nama baik di
hadapan audiens, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasi.[2]
Sebelum nenutuskan untuk menympaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain,
ada perlu menjawab 3 pertanyaan, apakah tujuan tersebut realistis, apakah
waktunya sudah tepat, dan apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.
Mengapa tujuan harus
jelas
Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan yang
dikehendaki, sebagaimana diketahui, setiap organisai tentunya memiliki tujuan
yang bermacam-macam.di samping itu, dapat mengambil keputusan yang mencakup
antara lain:
1.
Keputusan untuk meneruskan pesan
Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyaka pada diri anda sendiri apakah
pesan yang akan di sampaikan benar-benar perlu atu tidak. Jika pesan-pesan yang
akan di sampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada audiens,
sebaiknya penyampaiannya ditunda dulu. Sebalinya bila sangat penting dan akan
membawa pengaruh yang besar, pesan seharusnya segera di sampaikan atau di
teruskan.
2.
Keputusan untuk menanggapi audiens
Untuk memutuskan cara terbaik mennggapi audiens, komunikator perlu
mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan isi pesan
yang di sampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah
harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui motif
audiensnya, komunikator tidak akan menggapai mereka dengan baik. Kpmunikator
dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka ingkan bila harapan
mereka tidak sesuai/sejalan.
3.
Keputusan untuk memusatkan isi pesan
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memutuskan isi pesan.komunikator
seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan
pencapaian tujuan yang telah di tetapkan. Informasi yang rrlrvan harus di
singkirkan atau di buang jauh-jauh. Bila informasi yang tidak penting dimasukan
dalam pesan pesan yang akan di sampaikan, inti pesan akan kabur, dan waktupun
akan terbuang percuma.
4.
Keputusan yang akan menetapkan media
yang akan digunakan
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu
pesan, sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi dapat
di gunakan yang dapat berupa lisan maupun tulisan.
Tujuan komunikasi
bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:
1.
Memberi informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang
berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang
pemimpin suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan
ditetapkan sebagai staf administrasi di kantor-kantor cabang yang ada.
Untuk memperoleh pegawai yang di harapkan, ia dapat memasang iklan lowongan
kerja melalui media surat kabar, majalah, radio, dan internet. Media komunikasi
yang mana yang akan dipilih sangant bergantung kebijakan perusahan mempertimbulkan
kemampuan internal perusahaan tersebut.
2.
Melakukan persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakuan persuasi kepada pihak lain
agar apapun yang di sampaikan dapat di pahami dengan baik dan benar. Dilakukan,
terutama berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam
bisnis.
3.
Melakukan kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis bisnis adalah melakukan kolaborasi
atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan
komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat melakukan kerjasama bisnis, baik
dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
Dalam dunia bisnis, persentasi yang baik harus mampu mampu menjelaskan
tujuan yang diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu, untuk merumuskan
tujuan tersebut, sesorang perlu menanyakan kepada dirinya sendiri, apakah
audiens mampu melakukan penelaahan terhadap suatu pesan atau tidak.
Cara menguji tujuan
Penentuan tujuan yang baik tentunya
harus mudah di aplikasikan pada dunia nyata. Oleh karena itu, untuk menguji
apakah tujuan yang telah di tetapkan sudah baik apa belum, perlu dilakukan
pengujian denagn empat pertanyaan.
|
TUJUAN UMUM
|
TUJUAN KHUSUS
|
|
Memberi informasi
|
Menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer perusahaan.
|
|
Membujuk
|
Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa karyawan baru
bagian penjualan.
|
|
Kolaborasi
|
Membantu pendapatan personal mengembangkan program pelatihan bangi
beberapa nggota baru.
|
a.
Apakah tujuan tersebut realistis?
Tujuan yang akan di sampaikan hendaknya harus realistis,
dalam arti bahwa ide-ide atau gagasan yang hendak di sampaikan dapat di
sesuaikan dengan kemampuan yang ada.
b. Apakah waktu yang tepat?
Dalam menyampaikan
suatu ide atau gagasan, hendaknya di pertimbangkan masalah ketepatan waktu.
Sebagai contoh, dalam situaisi krisis moneter, ide untuk melakukan ekspansi
pabrik kemungkinan besar tidak akan di terima. Penyampain ide ini tidak tepat
waktunya karena pada saat itu penjualan sedang menurun sampai 50 persen
dibanding dengan tahun sebelumnya.
c. Apakah orang yang mengirim pesan sudah tepat?
Pesan atau ide yang
di sampaikan oleh seseorang yang memiliki kedudukan atau jabatan tinggi
cenderung lebih dapat di terima daripada bila di smpaikan oleh orang yang
kedudukannya rendah.
d. Apakah tujuan selera dengan tujuan organisasiperusahaan?
Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi
secara keseluruhan. Oleh karena itu, apabila ingin menyampaikan pesan-pesan
bisnis kepada audiens, usahakan agar pesan tersebut sesuai dengan kebijakan
organisasi.
C. ANALISA AUDIENS
Bila suatu komunikasi telah memiliki
maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens
yang akan di pahami. Siapa mereka, bagaimana pemahaman/pengetahuan mereka,
latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka, bagaimana minat mereka
dan apa yang mereka ketahui.
Cara mengembangkan
profil audiens
Mengembangkan suatu profil audiens boleh di katakan gampang-gampang susah.
Akan menjadi mudah apabila lawan komunikasi dikenal baik. Akan tetapi, semua
akan menjadi sulit jika yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sama
sekali belum di kenal. Dan komunikator perlu melakukan invetigasi untuk
mengantisipasi reaksi mereka.
a. Melakukan ukuran dan komposisi audiens
Audiens dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan perilaku yang berbeda
denag audiens yang berjumlah sedikit, sehingga untuk menghadapinya diperlukan
teknik komunikasi yang berbeda pula.
Bentuk dan format penulisan materi yang akan di smpaikan juga di tentukan
oleh jumlah audiens. Untuk audiens yang jumlah kecil, materi dapat di kemas
dalam susunan laporan sederhana kemudian di persentasikan atau di bangikan
kepada mereka. Untuk audiens yang jumlahnya besar, materi sebaiknya di kemas
dalamsuatu makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan
yang lebih formal.
b. Siapa audiensnya
Bila audiens yang di tuju lebih dari satu orang, komunikaor perlu
mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling
penting.
c. Reaksi audiens
Perlu diketahui (diantisipai) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audiens
tersebu. Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat
atau kurang kritis, presentasi sebauknya di sajikan langsung pada bangian
kesimpulandan saran-saran.
d. Tingkat pemahaman audiens
Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audienssperti tingkat
pendidikan, usia dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan
audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih
dahulu seberapa jauh audiens tersebut harus dididik. Secara umum, usahakan agar
anda tidak terlalubmenggurui, kalau terkesan menggurui, audiens cenderung
merasa jenuh, bosan dan kurang tertarik pada kesan yang di sampaikan.
e. Hubungan komunikator dengan audiens
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens
harus dapat diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan yang dilakuan.
Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan, akan membuat audiens termotivasi
untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraan sehimgga pesan dapat di tampilkan
denga baik.
Cara memuaskan
audiens akan kebutuhan informasi
Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi
audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap
yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu :
a. Temukan/cara apa yang diinginkan oleh audiens
Komuikator harus
dapat menemukan apa yang ingin mereka ketahui dan segera memberikan informasi
yang diminta,
b. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
Berikan tambahan
informasi yang mungkin sangat membantu meskipun informasi tersebut secara
khusus tidak diminta oleh audiens.
c. Berikan semua informasi yang diperlukan
Usahakan agar semua
informasi yang penting diminta oleh sudiens tidak ada yang terlewatkan. Lakukan
pengecekan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan oleh
audiens. Hal ini untuk menjaga agar apa yang diminta audiens
bener-bener telah sesuai dengan apa yang di kirim.
d. Pastikan bahwa informasi akurat
Informasi yang di
smpaikan kepada audiens hendaknya informasi yang benar-benar akurat dan dapat
di pertanggungjawabkan kebenarannya.
e. Tekan ide-ide yang paling menarik kepada audiens
Cobalah untuk
menemukan hal penting yang sngat menarik bangi para audiens. Selanjutnya,
berikan perhatian khusus atau perhatian yang lebih kepada hal tersebut.
Cara memuaskan
kebutuhan motivasional audiens
Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah
perilaku mereka. Akan tetapi, pemberian motifasi ini sering kali mengalami
hambatan/kendala. Salah satu cara untuk mengatasi kendala adalah dengan
mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang di sampaikan dapat
diterima audiens dengan mudah.
Pendekatan yang dapat di lakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang
bersifat rasional. Meskipun pendekatan dengan mengunakan argumentasi merupakan
cara yang baik untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan
pendekatan emosi audiens.
D. PENENTU IDE POKOK
Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara
untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada
satu tema pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal yang lain dianggap sebagai
ide-ide pendukung. (supporting idea).
Topik dan ide pokok adalah dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan
yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik yang
menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut. Ide pokok dapat memotivasi
orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan atau
menyelaraskan tujuan pengirim dengan tujuan mereka. Sebelum dapat menentukan
ide pokok, hal-hal yang penting harus diidentifikasi terlebih dahulu.
Teknik curah
pendapat (brainstroming)
Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan
pengalaman. Pendekatan yang paling baik adalah curah pendapat yang memberikan
keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai
alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada.
Beberapa teknik curah pendapat yang dapat di gunakan antara lain.
a. Storyteller’s tour
Hidupkan tape
recorder, dan telaahpesan-pesan yang di sampaikan. Dengarkan dengan teliti dan
berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat di temukan dengan
mudah.
b. Random list
Tulis segala sesuatu
yang ada dalam pikiran anda di atas kertas kosong. Hubungkan antara ide satu
dengan ide yang lain. Bagi kedalam kelompok-kelompok, dan temukan butir yang
penting dan tidak penting.
c. CFR (conclusions, findings, recommendations) worksheet
Jika sunjeknya
mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembar kerja (workssheet) yang
akan membatu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan
(conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang akan di berikan.
d. Journalistic approach
Pendekatan ini
memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban
terhadap pertanyaan siapa (who), apa(what) kapan(when), dimana(where) dan
bagaimana(how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
e. Question and answer chain
Pendekatan yang
paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Apa pertanyaan pokok
audiens, apa yang di ingnkan audiens, periksa jawaban atas pertanyaan tersebut.
Apa pertanyaan tambahan yang mungkin muncul. Ikuti arus pertanyaan dan jawab
pertanyaan tersebut sehingga ide pokok dapat di temukan.
Pembatasan Cakupan
Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah anda kenal
hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Ini dapat membangkitkan rasa
hormat (respect) audiens kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang
kompleks dan kontroversial akan memakan waktu lebih lama. Yang lebih penting
adalah ide-ide pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima
oleh audiens.
E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan
situasi yang ada. Ide-ide dapat di sampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran
lisan (oral) dan tulisan (wrutten). Pilihan mendasar antara berbicara atau
menulis bergantung pada tujua atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari
kedua saluran komunikasi tersebut.
Komunikasi lisan
Salah satu kelebihan dari komunikasi lisan (oral communicantons) adalah
kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) dengan
segera. Komunikasi lisan ini lebih ekonomis, pendekatan lisan juga
bermanfaat bila yang di sajikan adalah informasi kontoversial, karena reaksi
audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga komunikator dapat
menyesuaikan pesan-pesan yang di sampaikan.
Kominikasi
lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih, pembicara
lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil (diskusi kelompok)
seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan persentasi penting
lainnya.
Pada
umumnya semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik interaksi di antara
mereka, jika informasi bertujuan untuk mencapai suatu keputusan atau pemecahan
suatu masalah. Program yang relatif informasi dan tidak terstuktur memungkinkan
ide-ide akan mengalir dengan bebas.
Persentasi
formal, dengan jumlah audiens yang lebih besar, seperti konversi penjualan,
rapat para pemegang saham, persentasi untuk pengenalan produk baru,
dan fungsi-fungsi seremonial ungul.
Komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat,
memo, proposal dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis (writter
communications) adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan
dan mengendalikan pesan-pesan mereka.
Dalam
memilih saluran dan media berkomunikasi perlu di pertimbangkan tingkat
kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkar kerahasiaan, emosional, dan
biaya pengirim serta harapan audiens.
F.
HAL-HAL
YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN TAK TERORGANISASI DENGAN BAIK
1. Bertele - tele
Dalam sebuah surat, isi
dari surat terdapat pada tengah surat itu sendiri. Ketika bagian awal surat
terlalu panjang, dan cenderung bertele-tele, maka pembaca akan membutuhkan
waktu lebih untuk mencapai isi dari surat tersebut.
2. Memasukkan
Bahan - bahan yang Tidak
Relevan
Informasi yang tidak
relevan, dapat menyebabkan pesan yang akan disampaikan menjadi tidak jelas.
Selain itu memasukkan unsur yang tidak relevan dalam informasi juga hanya
membuang-buang waktu dan justru dapat membuyarkan inti dari informasi yang
disampaikan.
3. Menyajikan
Ide - ide Secara Tidak Logis
Adanya ide-ide yang
tidak logis dan tidak terkait dengan informasi dapat menyebabkan terganggunnya
komunikasi dengan audiens. Ide-ide yang tidak logis ini dapat memengaruhi
komunikasi sehingga menyebabkan ketidaklancaran dalam penyampaian pesan.
4. Informasi
Penting Kadang Kala Tidak Tercakup dalam Pembahasan
Adanya pesan-pesan yang
tidak relevan, ide yang tidak logis, serta adanya informasi lain dapat membuat
informasi penting yang diisyaratkan justru tidak tersampaikan. Hal ini dapat
terjadi karena terlalu asik membahas hal-hal diluar pesan yang penting
tersebut.
G.
PENTINGNYA
PENGORGANISASIAN YANG BAIK
Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam pengorganisasian yang baik :
1. Subjek
dan tujuan harus jelas.
2. Semua
informasi berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ide
ahrus dikelomppokkan dan disajikan dengan cara logis.
4. Semua
informasi penting harus tercakup didalamnya.
Manfaat
Pengorganisasian Pesan yang Baik
1. Membantu
audiens memahami suatu pesan
Penyampaian yang
berfokus pada isi, ide yang logis, serta runtut akan memudahkan audiens dalam
memahami isi dari pesan yang disampaikan. Hal ini akan terlihat dari respon
yang diberikan dari audiens itu sendiri.
2. Membantu
audiens menerima suatu pesan
Setelah audiens
memahami pesan yang disampaikan, maka akan mudah bagi audiens untuk dapat
menerimanya.
3. Menghemat
waktu
Penyemapaian pesan yang
terorganisasi dengan baik akan menghema waktu, karena komunikator langsung to the point dalam menyampaikan
pesannya, dan audiens dapat dengan mudah memahami dan menerima pesa tersebut.
4. Memermudah
pekerjaan komunikator
Adanya pengorganisasian
yang baik akan membuat pesan tersampaikan secara cepat dan tepat, hal ini
tentunya akan menghemat waktu dari komunikator serta mempercepat selesainya
pekerjaan.
H.
PENGORGANISASIAN
PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE
Ada dua proses tahapan
yang diperlukan :
1. Mendefinisikan
dan Mengelompokan Ide
Dalam menyusun pesan
yang panjan dan kompleks, outline sangat diperlukan dan menjadi penting
artinya. Hal ini karena outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara
bagian yang satu dengan bagian yang lainya. Outline juga akan menuntun kita
agar mengomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan
efektif.
Susunan outline secara garis besar digolongkan
ke dalam tiga golongan :
a. Mulailah
dengan Ide Pokok
b. Nyatakan
Poin-poin Pendukung yang Penting
c. Ilustrasi
dengan Bukti-bukti
2. Menentukan
Urutan dengan Rencana Organisasional
Setelah mendefinisikan
dan menggolongkanide-ide, kemudian diputuskanlah bagaimana urutanya.
Untuk dapat menentukan
urutanya, ada dua pendekatan :
a. Pendekatan
Langsung
Pendekatan Langsung (direct approach) sering juga disebut
pendekatan deduktif (deductive approach).
Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya.
Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.
b. Pendekatan
Tidak Langsung
Pendekatan tidak
langsung (indirect approach) sering
disebut juga dengan istilah pendakatan induktif (inductive approach), dimana bukti-bukti muncul terlebih dahulu
kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi
audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.
Setelah menganalisis
kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, kita dapat
memilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut.
|
Reaksi
Audiens
|
Rencana
Organisasional
|
Pembuka
|
Isi
|
Penutup
|
|
Tertarik
|
Direct
Request
|
Mulai
dengan permintaan atau ide pokok
|
Rinci/detail
|
Rasa
hormat dan adanya tindakan khusus
|
|
Senang
|
Pesan
rutin, good news, goodwill
|
Mulai
dengan ide pokok atau good news
|
Rinci/detail
|
Rasa
hormat, referensi ke good news
|
|
Tidak
senang
|
Bad
news, pernyataan netral sebagai transisi ke bad news
|
Mulai
dengan pernyataan netral, nyatakan bad news, dan beri saran positif
|
Beri
alasan yang rasional dan logis
|
Rasa
hormat
|
|
Tidak
tertarik
|
Pesan
persuasif
|
Mulai
dengan pernyataan yang mengundang perhatian
|
Tumbuhkan
hasrat audiens
|
Perlu
tindakan
|
BAB III
PENUTUP
Demikian yang dapat kami sampaikan mengenai materi yang menjadi bahasan
dalam makalah ini, tentunya banyak kekurangan dan kelemahan karena terbatasnya
pengetahuan kurangnya rujukan/referensi yang kami peroleh, hubungannya dengan
makalah ini kami banyak berharap kepada pembaca memberikan kritik
saran yang membangun kepada kami demi sempurnanya makalah ini. Semoga makalah
ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca.
Kesimpulan :
Berdasarkan pembahasan tersebut kami menyimpulkan bahwa, dalam melakukan
komunikasi bisnis kita perlu melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis yang baik
dan benar, kami berharap pembaca mampu memahami tentang perencanaan pesan-pesan
bisnis dan bagian-bagian penting dalam pembahasan tersebut. Dalam pembahasan
tersebut mampu memberikan gambaran tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang
akan berguna untuk mencapai tujuan dalam berkomunikasi.
DAFTAR
PUSTAKA
Purwanto,
Djoko. 2010. Komunikasi Bisnis, Edisi Ketiga. Jakarta : Erlangga
No comments:
Post a Comment